استاندارد 10 گانه بهبود مستمر

دکتر کامل حسین زاده

استانداردسازی در کسب و کار چیست؟

استانداردسازی در کسب‌وکارها به فرآیند ایجاد و اجرای شیوه‌ها، فرآیندها، مشخصات و رویه‌های یکسان در جنبه‌های مختلف یک سازمان اشاره دارد. هدف ایجاد ثبات و قابلیت اطمینان در نحوه انجام وظایف، ساخت محصولات و ارائه خدمات است. استانداردسازی در حوزه های مختلف کسب و کار برای دستیابی به کارایی، کنترل کیفیت و اثربخشی کلی عملیاتی اعمال می شود. در اینجا برخی از زمینه های کلیدی که در آن استانداردسازی معمولاً در مشاغل اعمال می شود آورده شده است:

فرآیندها و گردش کار:

استانداردسازی فرآیندها و گردش کار شامل تعریف مجموعه ای از روش های گام به گام برای انجام وظایف یا فعالیت های خاص است. این به حذف تغییرات غیر ضروری، کاهش خطاها و حصول اطمینان از نتایج ثابت کمک می کند.

مشخصات محصول:

استاندارد کردن مشخصات محصول شامل تعیین معیارها و استانداردهای یکسان برای طراحی، ساخت و کیفیت محصولات است. این امر تضمین می کند که هر محصول از کیفیت و عملکرد یکسانی برخوردار است. در این حالت است که کیفیت محصول همیشه ثابت بوده و مصرف کننده می داند دنبال چه ویژگی از محصول است. این یعنی وفاداری مشتریان همچنان حفظ می شود و حتی افزایش نیز می یابد.

کنترل کیفیت:

استانداردسازی در کنترل کیفیت شامل ایجاد استانداردها و معیارهایی برای ارزیابی کیفیت محصولات یا خدمات است. این به شناسایی انحرافات از استاندارد و انجام اقدامات اصلاحی برای حفظ یا بهبود کیفیت کمک می کند. لازم به توضیح است که استاندارد بر خلاف تصور عموم، می تواند شامل استاندارد کارخانه ای، ملی و جهانی باشد. استانتداردهای داخلی سختگیرانه ترین استانداردهاست.

آموزش و توسعه:

استانداردسازی فرآیندهای آموزشی و توسعه تضمین می کند که کارکنان آموزش های مداوم و جامع دریافت می کنند. مواد آموزشی استاندارد، ماژول ها و معیارهای ارزیابی به نیروی کار ماهرتر و آگاه تر کمک می کند. سازمانهایی که به آموزش نیروس انسانی بهای کمتری می دهند شاید به این بند توجه خاصی از خود نشان ندهند ولی سازمانهای متعالی همواره به استانداردسازی نحوه آموزش نیروی انسانی بهای خاصی می دهند.

ارتباطات و مستندات:

استانداردسازی شیوه‌های ارتباطی شامل تعریف قالب‌های رایج برای اسناد، گزارش‌ها و کانال‌های ارتباطی است. این امر وضوح، سازگاری و کارایی را در ارتباطات داخلی و خارجی تضمین می کند.

سیستم های فناوری اطلاعات (IT):

استانداردسازی سیستم‌های فناوری اطلاعات شامل پیاده‌سازی پلتفرم‌های فناوری، نرم‌افزار و پروتکل‌های مشترک در سراسر سازمان است. این امر سازگاری، قابلیت همکاری و مدیریت کارآمد داده ها را تضمین می کند.

ایمنی و انطباق:

استانداردسازی پروتکل‌های ایمنی و رویه‌های انطباق به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا به الزامات نظارتی و استانداردهای صنعت پایبند باشند. این امر برای ایجاد یک محیط کار ایمن و اجتناب از مسائل قانونی و نظارتی بسیار مهم است.

سیاست های منابع انسانی:

استانداردسازی سیاست‌های منابع انسانی شامل ایجاد دستورالعمل‌های ثابت برای استخدام، ارزیابی عملکرد، پاداش و مزایای کارکنان است. این انصاف و شفافیت در شیوه های منابع انسانی را تضمین می کند.

مدیریت زنجیره تامین:

استانداردسازی فرآیندهای زنجیره تامین شامل ایجاد رویه‌های یکسان برای تدارکات، مدیریت موجودی و تدارکات است. این به کارایی، کاهش هزینه و همکاری موثر با تامین کنندگان کمک می کند.

خدمات مشتری:

استاندارد کردن فرآیندهای خدمات مشتری، تجربه ای پایدار و مثبت را برای مشتریان تضمین می کند. این شامل پاسخ های استاندارد به پرسش ها، روش های حل شکایات، و پروتکل های ارائه خدمات می شود.

استانداردسازی به معنای خفه کردن خلاقیت یا نوآوری نیست. بلکه پایه ای ساختاریافته را فراهم می کند که کسب و کارها را قادر می سازد کارآمدتر عمل کنند، کیفیت ثابتی ارائه دهند و به شیوه ای سیستماتیک تر با تغییرات سازگار شوند. این یک جنبه ضروری از مدیریت سازمانی و بهینه سازی فرآیند است.

استاندارد 10 گانه بهبود عملکرد Performance Improvement

مقدمه

10 استاندارد وجود دارد که  مدیران کسب و کار برای بهبود عملکرد خود از آن استفاده می نمایند. چهار استاندارد اول بعضاً اصول خوانده می شوند زیرا برای هر استانداردی که در کسب وکارها بکار می­رو

د،  اساسی هستند. هر جنبه ای از این استاندارد ها در  یک پروژه  یافت می شود.

چهار استاندارد اول عبارتند از:

استاندارد 1: روی نتایج یا خروجی­ها متمرکز شوید

استاندارد 2: یک نگرش سیستمی داشته باشید.

استاندارد 3: ارزش آفرین باشید.

استاندارد 4: با مشتری ها و ذینفعان متخصصان شایسته یک فرآیند سیستماتیک را مشارکت نمایید فرآیندی که در استاندارد های بشرح زیر نشان داده می­شود:

استاندارد 5: نیاز یا فرصت ها را بشناسید.

استاندارد 6: علت را تعیین کنید

ستاندارد 7: راه حل های طراحی از جمله پیاده سازی و ارزیابی را نشان دهید.

استاندارد 8: از انعطاف پذیری و امکان سنجی راه حل ها اطمینان حاصل کنید.

استاندارد 9: راه حل ها را پیاده سازی کنید

استاندارد 10: ارزیابی نتایج و تاثیرات آن

استانداردهای 1-4: چهار استاندارد اول برای اساس هر استاندارد است.

چرا استانداردسازی در کسب و کار بسیار مهم است

استانداردسازی به دلایل متعددی در کسب و کار حیاتی است و نقش مهمی در افزایش کارایی، کیفیت و اثربخشی کلی عملیاتی دارد. در اینجا چند دلیل کلیدی وجود دارد که چرا استانداردسازی در تجارت بسیار مهم است:

سازگاری و کنترل کیفیت:

استاندارد کردن فرآیندها، رویه‌ها و مشخصات محصول/خدمت، سطح یکنواخت کیفیت را تضمین می‌کند. این ثبات به برآورده کردن انتظارات مشتری و ایجاد اعتماد در برند کمک می کند.

ارتقاء بهره وری:

استانداردسازی با حذف تغییرات و پیچیدگی های غیر ضروری، عملیات را ساده می کند. این منجر به افزایش کارایی و بهره وری می شود زیرا کارکنان می توانند از رویه های تعیین شده پیروی کنند و احتمال خطا و تاخیر را کاهش دهند.

کاهش هزینه:

استانداردسازی اغلب به کاهش هزینه از طریق صرفه جویی در مقیاس منجر می شود. با استفاده از اجزا یا فرآیندهای استاندارد شده، کسب و کارها می توانند در خرید عمده صرفه جویی کنند، ضایعات را کاهش دهند و تخصیص منابع را بهینه کنند.

سهولت در آموزش:

فرآیندهای استاندارد آموزش کارکنان جدید را آسان تر می کند. وقتی رویه‌ها و جریان‌های کاری منسجم باشند، کارمندان می‌توانند به سرعت نقش‌های خود را درک کرده و با آنها سازگار شوند، منحنی یادگیری را کاهش داده و شایستگی کلی نیروی کار را بهبود می‌بخشند.

ارتباطات بهبود یافته:

استانداردسازی به ایجاد یک زبان مشترک و درک در میان بخش ها و تیم های مختلف در یک سازمان کمک می کند. این امر ارتباط و همکاری مؤثر را تسهیل می کند.

رعایت مقررات:

بسیاری از صنایع تابع الزامات و استانداردهای نظارتی هستند. استانداردسازی تضمین می‌کند که کسب‌وکارها از مقررات قانونی و صنعتی پیروی می‌کنند و خطر مجازات، جریمه یا مسائل قانونی را کاهش می‌دهد.

انعطاف پذیری پیشرفته:

در حالی که استانداردسازی مستلزم یکنواختی است، همچنین می‌تواند انعطاف‌پذیری را با ایجاد یک پایه پایدار افزایش دهد. هنگامی که فرآیندهای اساسی استاندارد شدند، سازمان ها می توانند به راحتی با تغییرات، نوآوری ها و تقاضاهای بازار سازگار شوند بدون اینکه کل سیستم را بازنگری کنند.

رضایت مشتری:

ثبات و کنترل کیفیت ناشی از استانداردسازی به رضایت بیشتر مشتری کمک می کند. مشتریان از دانستن اینکه چه چیزی از یک محصول یا خدمات باید انتظار داشته باشند قدردانی می کنند و برآورده کردن این انتظارات می تواند منجر به افزایش وفاداری و تبلیغات دهان به دهان مثبت شود.

مدیریت زنجیره تامین:

استانداردسازی در مشخصات محصول و بسته بندی، تعامل روان تر با تامین کنندگان را تسهیل می کند. این فرآیندهای تدارکات را ساده می کند و تضمین می کند که تامین کنندگان می توانند به طور مداوم نیازهای کسب و کار را برآورده کنند.

معیار و بهبود مستمر:

استانداردسازی مبنایی را برای ارزیابی عملکرد فراهم می کند. شناسایی زمینه‌های بهبود، اندازه‌گیری پیشرفت و اجرای طرح‌های بهبود مستمر آسان‌تر می‌شود.

مدیریت ریسک:

استانداردسازی به مدیریت ریسک های عملیاتی کمک می کند. هنگامی که فرآیندها به خوبی تعریف و استاندارد شده باشند، احتمال خطاها، حوادث یا مسائل مربوط به انطباق کاهش می‌یابد و به کاهش کلی ریسک کمک می‌کند.

به طور خلاصه، استانداردسازی در تجارت برای دستیابی به ثبات، کارایی، کاهش هزینه و انطباق با مقررات ضروری است. این یک پایه محکم برای رشد، نوآوری و سازگاری در یک محیط تجاری پویا فراهم می کند.

خط مشی ما

• هرآنچه که گفتيم، آن را به موقع انجام می­دهیم.
• هرآنچه که مي­گوييم پاي آن مي­ايستيم چه آن را به يک يا چند نفر، و چه به خودمان گفته­باشيم.
• هرآنچه که مي­دانيم انجام می­دهيم و به موقع هم انجام می­دهیم، همانطوري انجام می­دهيم که مي­دانيم بايد سر موقع انجام شود
• هرآنچه که از ما انتظار مي­رود انجام بشود، انجام می­دهیم (حتي اگر صريحا به ما اعلام نشده باشد)،  آن را سر موقع انجام خواهیم داد، مگر اينکه صريحا با انجام آن مخالفت کرده باشیم.
• معيارهاي اخلاقي مشتریان، جامعه و قانوني را می­پذیریم و به آن پایبندیم.

استانداردسازی به دلایل متعددی در کسب و کار حیاتی است و نقش مهمی در افزایش کارایی، کیفیت و اثربخشی کلی عملیاتی دارد. در این پست چند دلیل کلیدی وجود دارد که چرا استانداردسازی در تجارت بسیار مهم است را توضیح دادم. 

به طور خلاصه، استانداردسازی در کسب و کارها برای دستیابی به ثبات، کارایی، کاهش هزینه و انطباق با مقررات ضروری است. این امر یک پایه محکم برای رشد، نوآوری و سازگاری در یک محیط تجاری پویا فراهم می کند.