سخنی با شما

سیستم ها به تیم شما این امکان را می دهند که بدون دخالت شما از رویه ها و دستورالعمل های تعیین شده پیروی کنند. آنها کمک می کنند تا مشخص شود چه کسی چه مسئولیت هایی دارد و چگونه می توان به یک هدف نهایی خاص دست یافت. هدف کلی یک سیستم تجاری، اساساً تکرار یک نتیجه نهایی ایده آل است.

سیستم‌ها چارچوبی را فراهم می‌کنند که در آن فرآیندها عمل می‌کنند و تضمین می‌کنند که وظایف به‌طور پیوسته و کارآمد تکمیل می‌شوند. به عنوان مثال، یک شرکت تولیدی ممکن است سیستمی برای تولید یک محصول خاص داشته باشد. این سیستم شامل فرآیندهای مختلفی مانند:

سفارش مواد اولیه
مونتاژ محصول
و ارسال کالای تمام شده
هر فرآیند دارای مراحلی برای اطمینان از کارایی و سازگاری است.

هر فرآیند دارای مراحلی برای اطمینان از کارایی و سازگاری است.
توجه به سیستم ها و فرآیندهای خود، کسب و کار شما را به سطح بالاتری می برد! آنها بلوک های سازنده هر شرکتی هستند که ساختار، پشتیبانی و اطمینان از عملیات روان را ارائه می دهند – که همه اینها می توانند شادی و رضایت کارکنان را افزایش دهند.

نظر به اهمیت موضوع در این مقاله مطالبی ارزنده در این زمینه تقدیم شما می کنم.

دکتر کامل حسین زاده

اهمیت سیستم و فرآیند در کسب‌وکار

اهمیت سیستم‌ها:

1. هماهنگی سازمانی: سیستم‌ها ارتباط و هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان را بهبود می‌بخشند.
2. یکپارچگی: باعث می‌شوند که همه فرآیندها و بخش‌ها در یک جهت مشترک کار کنند.
3. پایش و مدیریت:  امکان نظارت کلی بر عملکرد سازمان را فراهم می‌کنند.
4. مثال اهمیت: سیستم‌های ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمان) می‌توانند همه بخش‌های سازمان، از منابع انسانی تا فروش، را یکپارچه کنند.

اهمیت فرآیندها:

1. بهبود کارایی:  فرآیندها به بهینه‌سازی فعالیت‌ها کمک می‌کنند و بهره‌وری را افزایش می‌دهند.
2. کیفیت بالا: فرآیندهای استاندارد منجر به تولید محصولات یا خدمات با کیفیت بهتر می‌شوند.
3. انعطاف‌پذیری: فرآیندها می‌توانند متناسب با نیازهای خاص تغییر کنند.
4. مثال اهمیت:  فرآیند مدیریت شکایات مشتریان می‌تواند به بهبود تجربه مشتری و افزایش رضایت او منجر شود.

تفاوت بین سیستم و فرآیند در کسب‌وکار

تعریف سیستم (System):

سیستم مجموعه‌ای از عناصر مرتبط و وابسته است که با هم کار می‌کنند تا هدفی مشخص را محقق کنند. در سیستم، تعامل و هماهنگی بین اجزا برای عملکرد کلی اهمیت دارد.

• هدف:  دستیابی به یک خروجی منسجم از طریق تعامل اجزا.
• مقیاس: کلی و جامع (می‌تواند شامل چندین فرآیند باشد).
• مثال: سیستم منابع انسانی یک شرکت که شامل فرآیندهای استخدام، آموزش، و مدیریت عملکرد است.

تعریف فرآیند (Process):

فرآیند دنباله‌ای از گام‌ها یا فعالیت‌ها است که به‌صورت منظم انجام می‌شود تا یک خروجی مشخص تولید شود.

• هدف:  تمرکز بر انجام دقیق یک فعالیت یا وظیفه خاص.
• مقیاس:  جزئی‌تر و محدودتر (بخشی از یک سیستم).
• مثال:  فرآیند ثبت سفارش مشتری، که شامل دریافت سفارش، تأیید پرداخت، و ارسال کالا می‌شود.

مزایای سیستم ها و فرآیندها در کسب و کارها
توجه به سیستم ها و فرآیندهای خود، کسب و کار شما را به سطح بالاتری می برد!

آن‌ها بلوک‌های سازنده هر شرکتی هستند، ساختار، پشتیبانی و اطمینان از عملیات روان را فراهم می‌کنند که همه اینها می‌توانند شادی و رضایت کارکنان را افزایش دهند.

در اینجا 7 مزیت سیستم ها و فرآیندها برای کسب و کار شما آورده شده است:

مزیت شماره 1: کسب و کار خود را توسعه دهید

سیستم‌ها و فرآیندهای مؤثر، عملیات را ساده‌تر می‌کنند و امکان رشد مقیاس‌پذیر را بدون کاهش کیفیت فراهم می‌کنند. بهبود گردش کار شما حتی می تواند به سادگی تنظیم دستورالعمل های واضح و مستندسازی روش ها باشد!

نگرش سیستمی و فرایندی به کارکنان  جدید کمک می‌کند سریع‌تر یاد بگیرند، مطمئن شوید که به‌طور یکپارچه جایگاه و نقش خود را پیدا می کنند وحتی با خلاقیتهای خود فرصتهای جدید برای کسب‌وکارتان  باز می‌نمایند.  تنها کاری که شما باید انجام دهید این است که یک روند مشخص را دنبال کنید که برای شما مفید است و مطمئن شوید که جایی برای بهبود وجود دارد.

مزیت شماره 2: برآورده کردن و فراتر از انتظارات مشتری

سیستم ها و فرآیندها تجربه ای قابل اعتماد و با کیفیت را برای مشتریان تضمین می کند که منجر به رضایت بیشتر و ارجاعات مثبت می شود.

حتی تجربه نشان داده است ، از ساده‌سازی انجام سفارش گرفته تا کاهش خطاها و تاخیرها، مشتریان شما از توجه به جزئیات و آرامش خاطر ناشی از دانستن اینکه می‌توانند به شما اعتماد کنند، قدردانی خواهند کرد.

مزیت شماره 3: صرفه جویی در زمان و هزینه
سیستم ها و فرآیندهای قابل اعتماد می توانند به شما در شناسایی فرصت هایی برای کاهش ضایعات، کاهش هزینه ها و بهینه سازی تخصیص منابع در کسب و کارتان کمک کنند.

به عنوان مثال، اگر در کارهای تکراری و دستی غرق می شوید، می توانید آن ها را به یک فرد  توانا محول کنید. سپس می توانید توجه خود را بر روی موضوعاتی که اولویت بیشتری دارند، مانند فروش و توسعه محصول متمرکز کنید

مزیت شماره 4: تصمیم گیری بهتر را تمرین کنید
فرآیندهای داده محور، بینش دقیقی را برای تصمیم گیری آگاهانه ارائه می دهند. این امر کمک می کند تا:

کاهش ریسک های گران قیمت
کمپین های بازاریابی، راه اندازی محصول و استراتژی کلی را تقویت کنید
ردیابی شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) و تجزیه و تحلیل معیارها به طور موثرتر.

با وجود سیستم ها و فرآیندهای مناسب، شانس موفقیت بیشتری با استراتژی های خود خواهید داشت!

مزیت شماره 5: کارکنان خود را توانمند کنید
سیستم‌ها و فرآیندهای شفاف نقش‌ها را تعریف می‌کنند، آموزش ارائه می‌دهند و ارتقاء مهارت را تشویق می‌کنند که منجر به یک تیم با انگیزه و سازنده می‌شود.

کارمندان شما ستون فقرات کسب و کار شما هستند. توانمندسازی آنها با سیستم‌ها و فرآیندهای موثر می‌تواند به آنها کمک کند تا برای ارائه بهترین کار خود اعتماد به نفس و انگیزه بیشتری داشته باشند.

مزیت شماره 6: ارتباطات داخلی را بهبود بخشید
گردش کار استاندارد و ابزارهای ارتباطی تضمین می کند که همه در یک صفحه هستند، سردرگمی و خطاها را کاهش می دهند و همکاری و اشتراک دانش را ارتقا می دهند.

ارتباطات داخلی قوی در تیم شما را به اهدافتان نزدیکتر می کند. شما می توانید روابط قوی تری ایجاد کنید، اعتماد را افزایش دهید، و پویایی تیم خود را به یکباره افزایش دهید!

مزیت شماره 7: دستیابی به نتایج ثابت
استانداردها، و معیارهای تعریف شده به موارد زیر کمک می کند:

پیگیری پیشرفت
ارزیابی نتایج
ایجاد اعتماد بین مشتریان، کارکنان و ذینفعان
و پایه گذاری موفقیت بلندمدت
با وجود سیستم ها و فرآیندهای مناسب، دستیابی به یکپارچگی در دسترس شما خواهد بود.

در خاتمه باید اذعان نمایم  که حتی بعضی از شرکتهایی که اسم و رسمی دارند، سیستم ها و فرآیندهای مناسب خود را ایجاد نکرده اند. توصیه من برای مدیران و رهبران چنین شرکتها، طراحی، پیاده سازی و بازنگری سیستمه و فرآیندهای مورد نیاز خود را سرعت به بخشند.